Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Im Handelsregister eingetragene Selbstständige sind zu einer bestimmten E-Mail-Signatur verpflichtet. Die Ausgestaltung hängt von der Unternehmensform ab.

Pflichtangaben in E-Mail Signaturen Theme

Das EHUG ("Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister") regelt unter anderem, welche Angaben in geschäftlichen E-Mails gemacht werden müssen. Denn auch hierfür gibt es Regelungen und Vorschriften, die zu beachten sind - sofern man sich auf einem relativ rechtssicheren Boden bewegen möchte.

Laut dieser Regelung müssen im Handelsregister eingetragene Selbständige bei Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ bestimmte formale Anforderungen einhalten. Wir haben zusammengefasst, was das für die Signaturen in E-Mails bedeutet.

1. Was sind geschäftsmäßige E-Mails?

Zunächst sind Geschäftsbriefe grundsätzlich alle schriftliche Mitteilungen nach außen, die - unabhängig von ihrer Form - einen geschäftsbezogenen Inhalt haben.
Konkret betrifft dies alle also alle E-Mails, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet sind: Von Anfragebestätigungen über Angebote und Preislisten bis zu Rechnungen.
Nicht davon betroffen sind hingegen E-Mails, die z.B. unternehmensintern an Kollegen versendet werden.

2. Wer ist zur E-Mail-Signatur verpflichtet?

Kurz gesagt: Alle Selbständigen, die im Handelsregister eingetragen sind.
Dies trifft auf im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer, OHGs, KGs, GmbHs, UGs und AGs zu. Für Kleingewerbetreibende, Freiberufler und GbRs, also Selbstständige ohne Handelsregsitereintrag gilt die Pflicht zur Signatur nach dem oben genannten Gesetz also erstmal nicht. Allerdings können sich aus anderen Gesetzen bestimmte Pflichten bei Geschäftsbriefen ergeben, insbesondere bei der Versendung von Rechnungen. 

3. Welche Angaben muss die geschäftliche E-Mail enthalten?

Die konkrete Ausgestaltung der zu erfüllenden Signatur hängt von der Unternehmensform ab. Eine grobe Richtlinie stellen die Angaben dar, die auch im Impressum einer Website der jeweiligen Unternehmensform beinhaltet sein müssen. Exemplarische Angaben für Einzelkaufleute und GmbH, sowie Ug wären somit:

a) Im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute
- vollständige Firma und Rechtsformzusatz, z.B. „eingetragener Kaufmann“
- Ort der Handelsniederlassung
- Registergericht
- Nummer, die der im Handelsregister entspricht

b) GmbH und UG
- vollständige Firma und Rechtsform der Gesellschaft (GmbH oder UG)
- Sitz der Gesellschaft (z.B. München)
- zuständiges Registergericht
- Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
- alle Geschäftsführer

Für nicht im Handelsregister eingetragene Kaufleute greift diese generelle Regelung zur Signatur übrigens nicht. Dennoch können hier andere Vorschriften zutreffen. Rechnungen müssen z.B. nicht nur generelle Angaben, sondern zusätzlich bestimmte steuerrechtliche Angaben enthalten. Die Pflicht zur E-Mail-Signatur kann sich zudem auch aus der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) ergeben.
 

3. Wo und wie muss die Signatur in der Mail stehen?

Besondere graphische Vorgaben gibt es erstmal nicht. Eingebürgert haben sich Header und Footer, aber auch die standardisierte, rein textbasierte Signatur am Ende der Mail ist ausreichend. Wichtig ist, dass die Angaben innerhalb der Mail zu finden sind. Ein Link zur Webseite reicht nicht aus. Auch von Visitenkarten im Anhang ist erstmal abzuraten, nicht jeder kann diese problemlos öffnen. 

4. Folgen bei Verstoß gegen Pflicht zur E-Mail-Signatur

Das Nichtbeachten der Vorschriften geht wie üblich ans Geld: Das Registergericht ist zu einem Bußgeld von bis zu 5000 EUR befugt. Auch Abmahnungen von Konkurrenten könnten unter bestimmten Umständen erfolgreich sein.

 

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